Politique de confidentialité et de protection des renseignements personnels

Chez Services Oboulo, nous recueillons, utilisons et divulguons quotidiennement des renseignements personnels aux fins de la prestation de nos services. Une grande importance est accordée à la protection des renseignements et de votre vie privée.

La présente Politique de confidentialité et de protection des renseignements personnels (ci-après la « Politique ») a pour but de vous aider à mieux comprendre nos pratiques en matière de cueillette, d’utilisation, de traitement, de divulgation, de conservation et de destruction des renseignements personnels.

En nous communiquant vos renseignements personnels, vous acceptez que ceux-ci soient traités conformément à ce qui est indiqué dans la présente Politique et vous autorisez Services Oboulo, leurs tiers et leurs fournisseurs de services à traiter vos renseignements personnels aux fins énoncées ci-dessous.

QUELS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS RECUEILLONS-NOUS ?

Nous pouvons recueillir et traiter différents types de renseignements personnels dans le cadre de nos activités et de notre prestation de services. Les renseignements collectés et conservés peuvent varier selon votre lien avec Services Oboulo, selon que vous soyez un usager de nos services, un membre du personnel ou un administrateur. Les renseignements personnels collectés et conservés peuvent être les suivants selon votre statut :

• Nom, prénom, sexe
• Date de naissance complète
• Numéro d’assurance sociale
• État civil
• Adresse courriel et adresse postale
• Numéros de téléphone
• Coordonnées bancaires et certains renseignements fiscaux
• Renseignements scolaires et liés à la formation
• Langue de correspondance
• Langues parlées et écrites
• Certains renseignements médicaux et contacts en cas d’urgence
• Dossier disciplinaire, motifs d’absence, dates de vacances et congés, évaluation du rendement, promotions, etc.
• CV, lettres et références
• Photos prises lors d’événements publics ou de réunions internes
• Dates et durées des mandats ou des services reçus
• Statut de citoyenneté, pays et province de naissance
• Source de revenus

Nous collectons les renseignements personnels nécessaires afin d’assurer la prestation du service, la gestion de l’organisation et la conformité à nos exigences légales et contractuelles.

COMMENT VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS SONT-ILS RECUEILLIS?

Vous partagez vos informations personnelles avec notre organisation lorsque :

• Vous appelez et laissez vos coordonnées sur la boite vocale ou à la réceptionniste
• Vous remplissez notre formulaire de contact en ligne via notre site web
• Vous venez en personne à nos bureaux et vous remplissez les formulaires d’inscription à nos services professionnels
• Vous participez à une rencontre en ligne ou téléphonique avec un membre de notre personnel
• Vous nous contactez directement ou via les comptes professionnels des employés actifs de l’organisme en utilisant des plateformes en ligne telles que Messenger, Facebook, LinkedIn, etc.
• Vous postulez à une offre d’emploi à titre de candidat et vous nous faites parvenir vos documents personnels
• Vous participez à un entretien d’embauche avec les membres de notre personnel dans le cadre d’un processus de recrutement
• Vous êtes embauchés dans notre organisation
• Vous devenez membre administrateur de l’organisation

COMMENT POURRIONS-NOUS UTILISER LES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ?

Nous pourrions utiliser les renseignements personnels de l’une ou l’autre des manières indiquées ci-dessous, avec votre consentement ou, le cas échéant, selon une autre base légale. Dans chaque cas, nous indiquons pour quels motifs nous utilisons vos renseignements personnels :

• Afin de fournir nos services ainsi que pour la conduite de nos affaires, pour administrer et exécuter nos services, y compris pour exécuter nos obligations découlant de toute entente conclue entre vous et nous.
• Afin de faciliter l’utilisation de notre site Internet et de s’assurer que le contenu est pertinent et pour s’assurer que le contenu de notre site Internet est présenté de la manière la plus efficace pour vous et pour votre appareil.
• À des fins de marketing et de développement pour fournir des détails sur les nouveaux services, de l’information sur les développements de notre organisation et de notre secteur et des invitations à des événements lorsqu’une personne a choisi de recevoir de tels renseignements.
• À des fins de recherche et de développement pour réaliser des analyses permettant de mieux comprendre les exigences de notre clientèle en matière de services et d’élaborer notre offre de services.
• À des fins de recrutement – pour nous permettre de traiter des demandes d’emploi et d’évaluer si une personne répond aux exigences du poste pour lequel elle pourrait postuler chez Services Oboulo.
• Afin de satisfaire à nos obligations légales, réglementaires ou de gestion des risques.
• Pour prévenir la fraude et/ou effectuer d’autres vérifications d’antécédents qui pourraient être notamment requises à tout moment aux termes de la loi ou de la réglementation applicable et/ou des pratiques exemplaires
• Pour faire respecter nos droits, pour satisfaire à nos obligations légales ou réglementaires en matière de communication d’information ou pour protéger les droits de tiers.

AVEC QUI POURRIONS-NOUS PARTAGER DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ?

Dans le but de vous fournir les services que vous nous avez demandés, nous pouvons être amenés à transmettre vos informations personnelles à des tiers de confiance, notamment :

• Ministère de l’Emploi et de la Solidarité Sociale (MESS) et Services Québec
• Commission des normes, de l’équité, de la santé et de la sécurité du travail (CNESST)

Liens vers d’autres sites web

Notre site web pourra proposer de temps à autre des hyperliens vers d’autres sites. Les renseignements échangés sur ces sites ne sont pas assujettis à la présente Politique, mais à celles des sites externes concernés, s’il en existe. Le cas échéant, nous vous invitons à les consulter avant de communiquer vos renseignements personnels. Nous ne sommes nullement responsables à l’égard de tels sites Internet tiers.

PENDANT COMBIEN DE TEMPS CONSERVONS-NOUS LES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ?

Vos informations personnelles sont conservées uniquement pour le temps correspondant aux fins pour lesquelles elles ont été collectées, et ce, à moins qu’une durée de conservation plus longue ne soit exigée par la loi.

COMMENT PROTÉGEONS-NOUS LES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ?

Nous suivons les normes les plus rigoureuses et généralement recommandées dans le secteur pour protéger les renseignements qui nous sont soumis. Nous maintenons des mesures de protection physiques, technologiques et administratives appropriées pour protéger les renseignements personnels.

Cependant, aucune méthode de transmission par Internet ni aucun moyen de stockage électronique ne sont sécuritaires à 100 %. Nous ne pouvons donc pas assurer ni garantir la sécurité des renseignements que vous nous fournissez et vous le faites à vos propres risques. Nous ne pouvons pas non plus garantir que de tels renseignements ne seront pas consultés, obtenus, divulgués, modifiés ou détruits par suite de la violation de nos mesures de protection. Si vous avez des raisons de croire que des renseignements personnels ont été compromis, veuillez communiquer avec la responsable de la protection des renseignements personnels.

NOUS UTILISONS DES FICHIERS TÉMOINS (« COOKIES »)

Nous utilisons des cookies pour améliorer et permettre votre expérience de navigation et pour mieux comprendre comment vous utilisez notre site web. Les cookies sont de petits fichiers qui sont stockés sur votre ordinateur lorsque vous visitez notre site web. Ils contiennent des informations telles que la langue d’affichage et certaines habitudes de navigation. Ces données sont utilisées à des fins statistiques, ainsi que pour activer certaines fonctionnalités et faciliter votre navigation. Les informations recueillies par les cookies sont confidentielles en tout temps. Vous pouvez désactiver ou bloquer les cookies en configurant les paramètres de votre navigateur.

CERTAINS DROITS À L’ÉGARD DE VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Dans certaines circonstances et conformément aux lois applicables en matière de protection des données, vous disposez de certains droits, notamment :

1. L’accès à vos renseignements personnels: Une fois que nous vous avons bien identifié, vous pouvez demander de consulter les renseignements personnels que nous possédons à votre sujet, selon ce que la loi autorise ou exige. Dans certains cas, une demande écrite de votre part peut être nécessaire ;
2. Exactitude et modification de vos renseignements personnels : S’il y a des modifications à apporter à vos renseignements personnels, il est préférable de communiquer avec nous rapidement afin de maintenir à jour votre dossier;

Pour exercer l’un ou l’autre de ces droits, veuillez communiquer, par écrit, avec la responsable de la protection des renseignements personnels.

COORDONNÉES DE LA RESPONSABLE DE LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Pour toutes questions relatives à la présente Politique ou à vos renseignements personnels, veuillez communiquer avec Mme Christine Beauchemin :